Charte d'Engagement

Les présentes conditions générales (ci-après les « CGV ») régissent les modalités de candidature, de sélection, d'accréditation et d'accès à l'événement Decision Day (ci-après « l'Événement »), organisé par Instinct Collectif, société par actions simplifiée au capital de 3.000 €, dont le siège social est situé 10, rue de Penthièvre — 75008 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 880 753 587 (ci-après « l'Organisateur »).

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L'Événement est réservé à un public professionnel sélectionné. Le dépôt d'une candidature ne confère aucun droit automatique d'accès à l'Événement, dans les conditions précisées à l'article 3 ci-après.

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Pour les besoins des présentes :

• « Candidature » désigne la demande de participation déposée au moyen du formulaire de candidature officiel ;

• « Accréditation » désigne le statut accordé au Candidat retenu par l'Organisateur à l'issue de la sélection, lui conférant le droit d'accéder à l'Événement, sous réserve de la signature de la Charte d'Engagement et, le cas échéant, du règlement des droits d'inscription ;

• « Billet » désigne le support nominatif matérialisant l'Accréditation, émis par l'Organisateur à l'issue de la sélection et, le cas échéant, après règlement ;

• « Participant » désigne la personne accréditée, qu'elle soit adhérente, partenaire ou invitée.

Toute candidature déposée implique l'acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGV ainsi que de la Charte d'Engagement. Les CGV applicables sont celles en vigueur à la date du dépôt de la candidature.

La participation à l'Événement — qu'il s'agisse d'un Participant adhérent, partenaire ou invité — est subordonnée à la signature concomitante de la Charte d'Engagement Decision Day (ci-après « la Charte »), reproduite en Partie I des présents documents.

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La signature de la Charte d'Engagement est une condition sine qua non d'accès à l'Événement. Aucun accès ne sera accordé en l'absence de signature validée, quand bien même un Billet aurait été émis et, le cas échéant, réglé.

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La Charte définit les valeurs, engagements comportementaux et obligations de confidentialité attendus de tous les Participants. Elle est communiquée au Candidat lors du processus de candidature et doit être signée électroniquement avant la validation définitive de sa participation.

3.1    Procédure de candidature

La candidature à l'Événement s'effectue exclusivement en ligne, via le formulaire de candidature officiel désigné par l'Organisateur. Elle se déroule selon les étapes suivantes :

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1. Remplissage complet du formulaire de candidature en ligne par le candidat (ci-après « le Candidat ») ;

2. Le cas échéant, règlement des droits d'inscription via la plateforme de paiement sécurisée désignée par l'Organisateur, selon le profil du Candidat et les modalités précisées à l'article 4 ci-après.

Certains profils — notamment les intervenants (speakers), invités de l'Organisateur ou partenaires relevant d'une convention de partenariat distincte — peuvent être accrédités sans règlement de droits d'inscription. Les modalités financières de leur participation sont régies, le cas échéant, par une convention séparée.

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3.2    Nature de la procédure de sélection

Le dépôt du formulaire de candidature et, le cas échéant, le règlement des droits d'inscription ne confèrent en aucun cas un droit automatique d'accès à l'Événement.

À réception de la candidature, l'Organisateur procède à une vérification du profil du Candidat afin d'apprécier la pertinence de sa participation au regard de la nature et des objectifs de l'Événement. Cette validation repose sur des critères qualitatifs déterminés souverainement par l'Organisateur, notamment : secteur d'activité, fonction, niveau de responsabilité, adéquation avec la communauté Decision Day, conformité aux valeurs de la Charte d'Engagement.

L'Organisateur se réserve le droit discrétionnaire de refuser toute candidature, sans avoir à en justifier les motifs, dans le respect des dispositions légales en vigueur. Il est entendu que la sélection ne saurait reposer sur des critères contraires à la règlementation en vigueur, et notamment — sans que cette liste ne soit exhaustive — sur des critères tenant à l'origine, la nationalité, les convictions politiques, les croyances religieuses, le genre ou les orientations sexuelles.

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3.3    Issue de la sélection

• Candidature acceptée : l'Organisateur notifie le Candidat par email de sa sélection. Lorsque des droits d'inscription ont été réglés, ceux-ci sont définitivement encaissés. Un Billet nominatif est transmis au Participant après signature de la Charte d'Engagement.
 
• Candidature refusée : l'Organisateur notifie le Candidat par email du refus de sa candidature. Lorsque des droits d'inscription ont été réglés, ils sont intégralement remboursés dans un délai maximum de quinze (15) jours civils à compter de la notification du refus, sur le moyen de paiement utilisé lors de la candidature. Aucune indemnité complémentaire ne pourra être réclamée par le Candidat de ce chef.

Le Candidat reconnaît et accepte expressément que, le cas échéant, le remboursement prévu en cas de refus constitue la réparation exclusive et intégrale de tout préjudice qu'il pourrait invoquer au titre du refus de sélection.

4.1    Profils et modalités

L'accès à l'Événement peut être accordé selon trois modalités distinctes, en fonction du profil du Candidat :

• Participant adhérent : l'accréditation est conditionnée au règlement des droits d'inscription indiqués sur la plateforme officielle au moment du dépôt de la candidature.

• Participant partenaire : l'accréditation est accordée dans le cadre d'une convention de partenariat ou de sponsoring conclue séparément avec l'Organisateur, qui en fixe les modalités financières propres.

• Participant invité : l'accréditation peut être accordée à titre gracieux par l'Organisateur, notamment aux intervenants (speakers), membres des Commandos, invités institutionnels ou représentants de la presse. Aucun droit d'inscription n'est alors dû.

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4.2    Tarifs et modalités de paiement (Participants adhérents)

Les droits d'inscription applicables aux Participants adhérents sont indiqués en euros, toutes taxes comprises (TTC), sur la plateforme de candidature officielle. Le tarif applicable est celui en vigueur au moment du dépôt de la candidature.

Le règlement s'effectue exclusivement en ligne, via un service de paiement sécurisé. Aucun paiement différé, par virement ou sur facture, ne sera accepté sauf accord préalable et écrit de l'Organisateur. L'Organisateur se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment, sans toutefois d'effet rétroactif sur les candidatures déjà enregistrées.

Le Billet émis à l'issue de la sélection est strictement nominatif et personnel. Il est délivré exclusivement au nom du Participant accrédité et ne peut en aucun cas être cédé, prêté, revendu ou transféré à un tiers, à titre gratuit ou onéreux.

Toute tentative de cession, de revente ou de transfert du Billet est strictement interdite. L'Organisateur se réserve le droit d'annuler immédiatement tout Billet faisant l'objet d'une telle opération, sans remboursement, et d'engager les poursuites judiciaires appropriées. Conformément à la loi n° 2012-348 du 12 mars 2012, la revente non autorisée de billets est un délit pénal passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 15 000 €.

L'accès à l'Événement se fera uniquement sur présentation du Billet électronique nominatif, accompagné d'un justificatif d'identité en cours de validité. L'Organisateur se réserve le droit de refuser l'accès à toute personne dont l'identité ne correspond pas au Billet présenté, sans remboursement.

En cas de perte ou de vol du Billet, aucun remboursement ni duplicata ne pourra être accordé sauf décision contraire de l'Organisateur.

6.1    Principe général

Les Billets d'accès à l'Événement ne font pas l'objet d'un droit de rétractation. Toute candidature validée et acceptée par l'Organisateur est ferme et définitive.

Sauf dans le cas expressément prévu à l'article 3.3 (candidature refusée) des présentes CGV, aucun remboursement, aucun échange, aucune annulation et aucune modification ne pourront être accordés, quelle qu'en soit la raison, notamment :

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• empêchement personnel du Participant (maladie, déplacement professionnel, contrainte personnelle, etc.) ;

• changement de situation professionnelle du Participant ;

• insatisfaction relative au programme ou aux intervenants de l'Événement ;

• refus de signer la Charte d'Engagement postérieurement à la validation de la sélection ;

• non-présentation le jour de l'Événement.

• L'Organisateur recommande aux Participants de souscrire une assurance annulation auprès de leur assureur, à leur propre initiative et frais.

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6.2    Annulation ou modification de l'Événement par l'Organisateur

L'Organisateur se réserve le droit d'annuler, de reporter ou de modifier le programme, le lieu ou la date de l'Événement. Dans une telle hypothèse :

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• En cas d'annulation définitive de l'Événement : les Billets ayant donné lieu à règlement seront remboursés à leur valeur d'achat, dans un délai de trente (30) jours civils à compter de la notification de l'annulation. Ce remboursement constitue la seule indemnisation due par l'Organisateur. Aucun autre frais (transport, hébergement, restauration, perte de revenus, etc.) ne pourra être réclamé.

• En cas de report de l'Événement : les Billets resteront valables pour la nouvelle date, sauf décision contraire de l'Organisateur. Le Participant sera informé des nouvelles modalités par email.

• En cas de modification du programme ou des intervenants : ces modifications ne sauraient constituer un motif de remboursement.

6.3    Cas de force majeure

En cas d'annulation, de report ou d'impossibilité de tenir l'Événement en raison d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil — incluant notamment, sans que cette liste ne soit exhaustive : catastrophe naturelle, pandémie, acte de terrorisme, mesure gouvernementale, grève générale ou tout autre événement extérieur, imprévisible et insurmontable — l'Organisateur ne saurait être tenu à aucun remboursement, indemnité ou compensation de quelque nature que ce soit.

L'accès à l'Événement est conditionné au respect cumulatif des conditions suivantes:

• présentation d'un Billet nominatif valide et d'une pièce d'identité correspondante ;

• signature préalable et validée de la Charte d'Engagement Decision Day ;

• respect du règlement intérieur du lieu de l'Événement.

L'Organisateur se réserve le droit d'exclure de l'Événement, sans remboursement ni indemnité, tout Participant dont le comportement serait contraire à la Charte d'Engagement, au règlement intérieur, à l'ordre public ou aux bonnes mœurs, ou susceptible de nuire au bon déroulement de l'Événement ou à la sécurité des personnes présentes.

L'Organisateur met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer le bon déroulement de l'Événement. Cependant, sa responsabilité ne saurait être engagée :

• en cas de perte, vol ou endommagement de biens personnels du Participant lors de l'Événement ;

• pour tout dommage indirect, immatériel ou consécutif subi par le Participant en lien avec l'Événement ;

• pour les actes ou omissions de tiers, prestataires ou intervenants extérieurs ;

• en cas de force majeure telle que définie à l'article 6.3 ci-avant.

L'Organisateur ne saurait non plus être tenu responsable de toutes conséquences éventuelles de décisions ou choix intervenus à l'occasion ou à la suite de l'Événement.
 
La responsabilité de l'Organisateur est en tout état de cause plafonnée au montant des droits d'inscription effectivement encaissés auprès du Participant concerné, sauf faute lourde ou intentionnelle de sa part.

Les données personnelles collectées lors de la candidature font l'objet d'un traitement informatique par Instinct Collectif, responsable de traitement, aux fins suivantes :

• gestion des candidatures, de l'accréditation et de l'accès à l'Événement ;

• vérification du profil dans le cadre du processus de sélection ;

• communication relative à l'Événement et à la communauté Decision Day ;

• gestion des obligations légales et comptables.

Ces données ne seront pas transmises à des tiers sans le consentement préalable du Participant, sauf obligation légale, aux sponsors de l'Événement, et sauf si les finalités ci-dessus le nécessitent, notamment aux sous-traitants et personnels indépendants de l'Organisateur. Elles sont conservées pour la durée de la prescription légale de cinq (5) ans à compter de l'Événement, sauf pour les pièces comptables qui doivent être conservées dix (10) ans.

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, le Participant dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition concernant ses données. Ces droits peuvent être exercés en écrivant à : contact@instinctcollectif.com. En cas de réclamation non résolue, le Participant peut saisir la CNIL (www.cnil.fr).

10.1    Captations réalisées par l'Organisateur

L'Organisateur, ou tout prestataire mandaté par lui, est autorisé à réaliser des photographies et des captations vidéo et/ou audio lors de l'Événement (ci-après les « Captations »), dans les espaces communs, en session plénière, lors des temps de networking et de tout autre moment de l'Événement.

En acceptant les présentes CGV, le Participant consent expressément à ce que son image, sa voix et/ou ses propos puissent être captés et utilisés par l'Organisateur dans le cadre des finalités suivantes, sans limitation de durée ni de territoire :

• communication institutionnelle et promotionnelle de l'Événement et des éditions futures (site internet, newsletters, dossiers de presse) ;

• publications sur les réseaux sociaux de l'Organisateur (LinkedIn, Instagram, X, YouTube, et tout autre réseau social présent ou futur utilisé par Instinct Collectif) ;

• supports de communication commerciale à destination des partenaires et sponsors ;

•  archivage et documentation interne des éditions de l'Événement.

Cette autorisation est accordée à titre gratuit. L'Organisateur s'engage à ne pas utiliser les Captations de manière susceptible de porter atteinte à la dignité, à la réputation ou aux intérêts légitimes du Participant.

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10.2    Droit d'opposition

Tout Participant souhaitant s'opposer à l'utilisation de son image peut en faire la demande par écrit avant l'Événement à l'adresse contact@instinctcollectif.com. L'Organisateur prendra toutes les mesures raisonnables pour respecter cette opposition lors des prises de vues. Passé le début de l'Événement, le Participant pourra demander le retrait de toute Captation le représentant de manière identifiable, à condition d'en faire la demande écrite et motivée dans un délai de trente (30) jours à compter de la publication concernée.

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10.3    Captations réalisées par les Participants

Les Participants ne sont pas autorisés à réaliser des prises de vues, enregistrements ou captations pendant l'Événement. Toute diffusion publique, publication sur des réseaux sociaux ou exploitation à des fins commerciales impliquant l'image d'un autre Participant est soumise à l'obtention préalable du consentement exprès de la personne concernée. Le non-respect de cette règle engage la responsabilité exclusive de son auteur.

L'ensemble des contenus présentés lors de l'Événement (présentations, discours, marques, logos, etc.) est protégé par le droit de la propriété intellectuelle. Toute reproduction, captation audio ou vidéo, diffusion ou exploitation à des fins commerciales, sans autorisation préalable et écrite de l'Organisateur ou des titulaires des droits concernés, est formellement interdite.

Les présentes CGV sont régies exclusivement par le droit français.

En cas de litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution des présentes CGV, le Participant est invité à adresser en premier lieu sa réclamation écrite à l'Organisateur à l'adresse suivante : contact@instinctcollectif.com. Les parties s'efforceront de trouver une solution amiable dans un délai de trente (30) jours civils.

À défaut de résolution amiable, tout litige sera soumis à la compétence exclusive des Tribunaux de Paris, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.

L'Organisateur se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Les CGV applicables à une candidature sont celles en vigueur au moment du dépôt de ladite candidature. Il appartient au Candidat de consulter les CGV en vigueur avant tout dépôt.

En déposant sa candidature, le Candidat reconnaît avoir lu, compris et accepté sans réserve les présentes CGV ainsi que la Charte d'Engagement Decision Day.